Layihələri Müvəffəqiyyətlə İdarə Etməyin 5 Effektiv Yolu

Layihələri Müvəffəqiyyətlə İdarə Etməyin 5 Effektiv Yolu

1. Komanda ilə beyin fırtınası etmək: 

Layihənin konsepsiya və planlama mərhələsində, gələcəkdə layihənin bir hissəsi olacaq insanları - komandanı beyin fırtınası sessiyalarına daxil edin. Bu onlara layihə haqqında ümumi anlayış verəcək və gələcəkdə onların layihədəki rolunun nədən ibarət olacağı haqında fikirləri yaranacaq. Öz növbəsində bu layihə rəhbərlərinə layihənin məzmununu (scope), vaxtını və büdcəsini daha dəqiq müəyyənləşdirməyə imkan verəcək. 

2. Layihənin məzmununu, vaxtını və resurslarını ətraflı şəkildə planlaşdırın: 

Layihənin planlaşdırılması mərhələsində planlama mühəndisi layihə komandasi ilə bərabər layihənin necə icra olunacağına dair plan hazırlamalıdır. Vaxtın idarə edilmıəsi sahəsində tanınmış şəxs Alan Lakein-in “planlamada uğusuzluq uğursuzluğu planlaşdırmaqdır” sözündən aydın olur ki layihənin məzmunu, layihənin müddəti, nəticələri, tapşırıqlar, lazımi resurslar və s. bütün digər layihənin əsas aspektləri diqqətlə planlaşdırılmalıdır. Layihə komandası həmçinin ehtimalları və riskləri nəzərdən keçirərək layihənin planına daxil etməlidir. Bundan sonra layihənin detallı təqvim planı hazırlanmalı və komandayla paylaşılmalıdr. Başlanğıcda qeyri-müəyyən olan uzun-müddətli işlər bu mərhələdə daha dəqiq detallı şəkildə planlaşdırılmaldır. 

Layihələri planlaşdırmaq üçün praktika ən çox istifadə olunan effektiv vasitələr Primavera P6 vəya Microsft Project – dir. Primavera P6 sayəsində siz rahatlıqla layihənin iş qrafikini yara bilərsiniz, layihənin işlərini, resurslarını, büdcəni planlaya bilərisiniz, əsas mərhələləri (milestone) yarada və işlər arasında məntiqi əlaqə qura bilərsiniz, layihənin gedişatını izləyə və progress hesabatlar hazırlaya bilərsiniz. 

Primavera P6 və MS Project təlimləri haqqında məlumat almaq üçün təlimlər menyusuna daxil olun. 

3. Layihənizin progressini izləyin: 

Layihənin progressinin izlənməsi layihlərin idarə edilməsinin özəyidir. Bu məqsədlə Primavera P6 – dan istifadə edərək layihənizin büdcəsini və iş qrafikini izləyərək resurslarınızı və büdcənizi optimallaşdırıb layihənizi vaxtında başa çatdıra bilərsiniz. Qeyd edək ki layihənizdəki hər bir iş ölçülə bilən iş olmalıdır. 
Unutmayın ki, “Nə ki ölçülür, idarə olunur” Peter Drucker. 

4. Riskləri azaltmaq üçün addımlar atın: 

Təcrübəli layihə rəhbərləri bilirlər ki layihədə risklər nəzərə alınmalıdır: Gələcəkdə gözlənilməz halların riskləri, büdcənin şişmə riski, layihənin gecikmə riski, komandanın ruhdan düşmə riski və bir sıra digər risklər. Bu risklərin hər an baş verə biləcəyini düşünsək layihə rəhbərləri risklərin xəbardarlıq işarələrinə həssas olmalıdırlar və anti-risk tədbirləri hazır olmalıdır. Burda da yenə Primavera P6 bizim köməyimizə çatır, belə ki layihənin progressindəki hər hansı bir anormallıqlar haqqında əvvəlcədən bizə məlumat verir. Məsələn, əgər layihə gecikərsə Primavera P6 ilə gecikməyə səbəb olan işi müəyyən edərək gecikmənin qarşısını almaq mümkündür və ya yaxın gələcəkdə planlaşdırma mərhələsində nəzərə alınmayan hər hansı qaçınılmaz hadisə baş verəcəksə layihənin iş qrafiki baş verəcək hadisələrə uyğun yenilənə bilər və nəticədə həmən hadisənin layihəyə necə təsir edəcəyini öncədən qiymətləndirə bilərik. Layihənin uğurlu olmasına təsir edən digər risklərdən biri də layihənin məzmununun (scope creep) artmasıdır. Layihənin məzmunundakı hər bir kiçik dəyişiklik əslində layihənin ilkin büdcə, resurs və iş qrafikinə mənfi mənada təsir edə bilər. Ona görə də layihə rəhbərləri layihənin icra müddəti ərzində hər bir potensial riski qiymətləndirməlidir. 

5. Əsas mərhələləri (milestone) qeyd edin: 

Layihə boyunca layihə komandasını motivasiya etmək üçün müəyyən addımlar atın. Layihəni gecikdirən bəzi qaçınılmaz halların ortasında layihənin icrasını balanslaşdırmaq kifayət qədər stresli ola bilər. Ona görə də layihənin gecikməməsi üçün mini mərhələlərin (məqsədlərin) təyin edilməsi və bu mərhələlərin qeyd edilməsi komandanı motivasiya edə bilər. Belə ki Harvard universitetinin professorları T Amabile and S J Kramer "Kiçik Qələbələrin Gücü" adlı tədqiqatında qeyd edir ki, "hətta kiçik qalibiyyət komandanın daxili iş həyatına böyük təsir göstərə bilər ". 

Ümid edirəm bu beş yol sizə layihələrinizi effektiv idarə etməyə kömək edəcək. 
Layihələrinizdə uğurlar!